L'encombrement du papier a une façon bien à lui de s'installer sournoisement. Les vieux reçus, les souvenirs d'école, les documents fiscaux et les cartes postales peuvent s'accumuler au fil des ans, créant un désordre écrasant qu'il est facile d'ignorer jusqu'à ce que vous ayez besoin de trouver quelque chose d'important. Organiser ces papiers ne consiste pas seulement à réduire le désordre. Il s'agit aussi de faciliter la vie Les documents de travail, les documents essentiels et les souvenirs doivent être conservés de manière accessible et sécurisée. Dans ce guide, nous vous proposons une approche simple, étape par étape, pour trier, organiser et entreposer vos documents en toute sécurité, afin que vous puissiez prendre le contrôle de votre encombrement de papier pour de bon.
1. Rassemblez et classez vos documents
L'un des principaux obstacles à l'organisation de la paperasserie est de savoir par où commencer. L'essentiel est de commencer par tout rassembler - chaque pile de courrier, chaque tiroir débordant, chaque dossier rangé dans une armoire oubliée. Une fois que vous avez rassemblé tous vos papiers en un seul endroit, divisez-les en grandes catégories :
- Documents essentiels : Il s'agit des actes de naissance, des passeports, des testaments, des cartes de sécurité sociale, des actes de propriété et des dossiers médicaux. Ils sont essentiels et doivent être conservés dans un coffre-fort ignifuge et étanche à la maison.
- Documents financiers : Les relevés bancaires, les déclarations d'impôts, les documents d'investissement, les documents de prêt et les polices d'assurance entrent dans cette catégorie. Certains doivent être conservés pendant plusieurs années, tandis que d'autres (comme les déclarations d'impôts) font l'objet de directives spécifiques en matière de conservation.
- Papiers sentimentaux : Vieux journaux, lettres manuscrites, travaux scolaires, cartes postales et souvenirs personnels qui ont une signification, mais auxquels il n'est pas nécessaire d'accéder souvent.
- Papiers jetables: Courrier indésirable, garanties expirées, catalogues périmés et notes aléatoires qui n'ont plus de raison d'être.
Une fois vos papiers regroupés, vous aurez une idée claire de ce qui vaut la peine d'être conservé et de ce qui peut être déchiqueté ou jeté. L'étape suivante (décider de ce qui reste et de ce qui part) n'en sera que plus facile.
2. Décider de ce qu'il faut garder, déchiqueter ou jeter
Trier des années de papiers peut sembler décourageant, mais le fait de prendre des décisions claires rend le processus plus facile à gérer. Il n'est pas nécessaire de tout conserver. Dans bien des cas, conserver des documents périmés ne fait qu'ajouter au désordre. Voici comment déterminer ce qu'il faut garder et ce qu'il faut jeter :
Ce qu'il faut garder
Certains documents sont essentiels pour des raisons juridiques, financières ou personnelles, et vous devez les garder à portée de main. Il s'agit notamment des documents suivants
- Documents permanents (tout ce qui appartient à la catégorie "Documents essentiels")
- Documents fiscaux (en général, l'IRS recommande de conserver les documents fiscaux pendant au moins sept ans en cas d'audit)
- Documents juridiques et financiers
- Objets personnels significatifs
Ce qu'il faut déchiqueter
Tout document contenant des informations personnelles ou sensibles dont vous n'avez plus besoin doit être déchiqueté pour éviter l'usurpation d'identité. Il s'agit notamment des documents suivants
- Relevés de carte de crédit périmés et anciennes factures de services publics
- Relevés bancaires et documents de prêt périmés
- Offres de crédit pré-approuvées
- Factures médicales
- Tout ce qui contient votre numéro de sécurité sociale (à l'exception de votre carte de sécurité sociale, bien entendu)
Ce qu'il faut jeter
Tous les papiers n'ont pas besoin d'être déchiquetés, certains peuvent simplement être recyclés. Il s'agit notamment des papiers suivants
- Coupons périmés, magazines périmés et vieux journaux
- Courrier indésirable, prospectus et menus à emporter dont vous n'avez plus besoin
- Copies supplémentaires de documents inutiles
3. Organiser les documents pour en faciliter l'accès
Maintenant que vous avez réduit le nombre de vos documents, l'étape suivante consiste à créer un système qui permette de les organiser et de les rendre accessibles. Un bon système de classement permet de gagner du temps, de réduire le stress et de retrouver les documents importants lorsque vous en avez besoin.
Créer un système de classement
Commencez par utiliser des chemises ou des classeurs étiquetés pour séparer les documents par catégorie. Commencez par les grandes catégories décrites ci-dessus, mais n'hésitez pas à créer des sous-catégories pour les documents personnels, financiers, médicaux, domestiques et automobiles. Pour plus d'efficacité, envisagez de classer les dossiers par couleur en fonction de leur destination (par exemple, rouge pour les documents juridiques, bleu pour les dossiers financiers, vert pour les documents médicaux).
Numériser les documents importants
Un bon moyen de réduire l'encombrement du papier est de numériser les documents importants et de les entreposer sous forme numérique. Utilisez des services d'entreposage en nuage ou un disque dur externe pour sauvegarder les documents essentiels. Veillez à ce que vos fichiers numériques soient bien étiquetés et classés dans des dossiers, tout comme vos documents physiques.
Séparer les documents quotidiens et mensuels
Pour les documents qui doivent être consultés à court terme (factures, reçus ou documents professionnels), utilisez un dossier accordéon ou un organisateur de bureau pour les garder accessibles sans encombrer votre espace. Lorsque vous n'en avez plus besoin, classez-les ou jetez-les en conséquence.
4. Conservez vos documents au bon endroit
Une fois vos documents classés et organisés, il est temps de les ranger de manière à ce qu'ils restent en sécurité et accessibles. La meilleure méthode d'entreposage dépend de la fréquence à laquelle vous devez accéder aux documents et de leur valeur.
Options d'entreposage à domicile
Pour les documents fréquemment consultés ou hautement prioritaires, envisagez :
- Coffres-forts ignifuges et étanches : idéaux pour les actes de naissance, les passeports, les testaments et autres documents essentiels.
- Classeurs verrouillables : Un moyen sûr d'organiser les dossiers fiscaux, les états financiers et les documents juridiques.
- Reliures ou dossiers en accordéon : Idéal pour organiser les documents ménagers et les objets sentimentaux.
Entreposage en libre-service des documents moins fréquemment utilisés
Si vous manquez d'espace chez vous, une unité d'entreposage climatisée est une excellente option pour conserver des documents importants mais rarement utilisés. Il peut s'agir de déclarations de revenus et de documents financiers archivés, de vieux journaux, de lettres et de mémoires, ainsi que de rames de papier supplémentaires (en particulier si vous dirigez une entreprise qui a des besoins importants en matière d'impression).
Si vous conservez vos papiers et documents dans une unité d'entreposage libre-service, veillez à les placer dans des bacs en plastique hermétiques pour les protéger de l'humidité et des parasites. Étiquetez clairement chaque bac afin de pouvoir accéder facilement à vos documents lorsque vous en avez besoin.
5. Entreposage des documents sensibles et précieux
Si la plupart des documents peuvent être conservés en toute sécurité dans un classeur ou une unité d'entreposage libre-service, il convient de prendre des mesures supplémentaires pour les documents très sensibles. L'égarement ou la détérioration de certains documents (par exemple, votre acte de naissance ou votre carte de sécurité sociale) peut entraîner des difficultés considérables pour les remplacer, et certains documents ne sont pas remplaçables du tout.
Pour les copies originales de documents essentiels, le meilleur endroit où les conserver est à la maison, dans un coffre-fort ignifuge, étanche et verrouillable. Il s'agit des documents suivants
- Actes de naissance et cartes de sécurité sociale
- Testaments, fiducies et procurations
- Passeports et actes de mariage
- Actes de propriété et titres de véhicules
- Polices d'assurance
| Si une unité d'entreposage libre-service est idéale pour réduire l'encombrement des documents, ce n'est pas le meilleur endroit pour les documents irremplaçables et de grande valeur. |
Toutefois, vous pouvez conserver des copies de documents importants dans une boîte fermée à clé ou dans un classeur sécurisé à l'intérieur de votre unité d'entreposage. Voici quelques exemples :
- Copies de sauvegarde des actes de naissance, des passeports et des documents juridiques
- Documents financiers et déclarations fiscales des années précédentes
- Les anciens dossiers médicaux qui n'ont pas besoin d'être consultés fréquemment
- la paperasserie commerciale qui n'est pas nécessaire pour les activités quotidiennes
Si vous choisissez de entreposer vos documents dans une unité d'entreposage libre-service, optez pour une unité à température contrôlée afin d'éviter la détérioration du papier au fil du temps.
6. Créez un système de conservation de vos papiers et documents
Organiser ses documents est une grande réussite, mais maintenir cette organisation est tout aussi important. En l'absence d'un système simple, l'encombrement des papiers peut rapidement reprendre, entraînant le même cycle frustrant de dossiers perdus et de tiroirs débordants. Voici comment garder vos documents sous contrôle année après année :
Planifier un désencombrement annuel du papier
Tout comme vous faites le ménage dans vos placards au fil des saisons, prenez le temps, une fois par an, de revoir et d'éliminer les documents périmés. Au cours de cette séance, déchiquetez les documents périmés et reclassez les documents importants qui ont pu être égarés au cours de l'année. Réévaluez également les documents à caractère sentimental : avez-vous vraiment besoin de conserver toutes les cartes de vœux ou tous les travaux scolaires?
Organiser les documents entrants
Vous pouvez éviter que le désordre ne s'installe en traitant immédiatement les nouveaux documents au lieu de les ranger dans un tiroir à courrier indésirable. Cela signifie qu'il faut ouvrir le courrier au-dessus de la poubelle ou de la déchiqueteuse pour se débarrasser immédiatement du courrier indésirable, créer un "dossier d'action" pour les factures, les reçus et les éléments qui nécessitent un suivi, et ranger les documents importants dans les dossiers ou classeurs prévus à cet effet au lieu de les laisser s'empiler.
Mettez régulièrement à jour votre système d'entreposage
Au fur et à mesure que vos besoins en matière de classement évoluent, modifiez vos catégories pour faciliter la recherche des documents. Si un document a été numérisé et qu'il n'est plus nécessaire d'en conserver une copie physique, déchiquetez-le ou jetez-le. Si vous utilisez une unité d'entreposage libre-service, vérifiez de temps en temps que les documents stockés restent en bon état.
En faisant de l'organisation des documents une habitude permanente plutôt qu'un projet ponctuel, vous éviterez que l'encombrement du papier ne revienne dans votre maison. De plus, lorsque vous aurez besoin d'un dossier important, vous saurez exactement où le trouver sans avoir à fouiller dans des piles de papier interminables.
