Politique de confidentialité des candidats et des employés

Chez SmartStop Storage Advisors, LLC (« SmartStop », « nous » ou « notre »), nous accordons une grande importance à la transparence. Nous souhaitons que chaque membre de notre équipe, partenaire indépendant et candidat (« vous » ou « votre ») comprenne comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons vos données. De plus, nous voulons vous expliquer comment vous pouvez gérer les renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de votre candidature et de votre emploi, le cas échéant. En ce qui concerne les employés, la politique de confidentialité actuelle ne s’applique pas à d’autres aspects de leur travail.

Nous nous réservons le droit de modifier notre Politique de confidentialité de temps à autre. Veuillez communiquer immédiatement avec nous au [email protected] si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette Politique de confidentialité.

1. TYPES DE RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS
2. COMMENT NOUS RECUEILLONS LES RENSEIGNEMENTS
3. COMMENT NOUS UTILISONS LES RENSEIGNEMENTS
4. COMMENT NOUS DIVULGUONS LES RENSEIGNEMENTS
5. COMMENT NOUS PROTÉGEONS LES RENSEIGNEMENTS
6. VOS DROITS
7. CONTACTEZ-NOUS
8. ANNEXE I

1.  TYPES DE RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS

Nous recueillons deux types de renseignements de base : les renseignements personnels et non personnels.

Les renseignements personnels comprennent toutes les données qui vous concernent personnellement et qui vous identifient ou peuvent être utilisées pour vous identifier personnellement (collectivement, « Renseignements personnels »). Les renseignements personnels que nous recueillons dépendent de la raison pour laquelle ils sont demandés et peuvent inclure :

• Coordonnées. Nom, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone, coordonnées professionnelles, coordonnées du bénéficiaire et des personnes à contacter en cas d’urgence et autres coordonnées.
• Données démographiques. Date de naissance, sexe, nationalité, race, état matrimonial et personne à charge.
• Identification gouvernementale. Numéro de sécurité sociale, numéro de permis de conduire ou autres numéros d'identification gouvernementaux.
• Renseignements financiers. Rémunération, avantages sociaux, renseignements fiscaux liés à la paie, aux dépenses, aux renseignements sur les comptes bancaires, aux renseignements sur les primes et les pensions, et à l’utilisation des cartes de crédit de l’entreprise.
• Renseignements liés à l’emploi. Renseignements sur le rendement, la discipline, les griefs, la formation, l’emploi antérieur, les antécédents professionnels, les demandes de congés et d’absences, ainsi que la vérification des antécédents.
• Renseignements sur l’équipement de l’entreprise. Renseignements sur l’utilisation des systèmes de TI de l’entreprise, y compris les courriels, les systèmes Internet, les ordinateurs, les ordinateurs portables (y compris par accès à distance), les systèmes téléphoniques et les appareils mobiles; examiner le trafic réseau, les courriels ou autres messages ou données envoyés ou reçus par l’intermédiaire de nos systèmes et inspecter les données stockées dans des répertoires de fichiers individuels, des disques durs ou des supports électroniques imprimés.
• Lettres relatives à une augmentation de salaire ou à la confirmation de votre salaire par votre société de crédit hypothécaire.
• Renseignements sur l’éducation. Études, certifications et qualifications.
• Renseignements sur la santé physique ou mentale. Dossier de santé et de présence, dossier de vaccination ou d'essai COVID-19, dossier médical résultant de blessures ou d'accidents sur le lieu de travail. Tous les renseignements sur la santé physique ou mentale, y compris la vaccination COVID-19 ou les dossiers de tests, sont identifiés comme strictement confidentiels et maintenus dans des dossiers physiques ou électroniques séparés de votre dossier personnel régulier.
• Renseignements biométriques.  Photographies pour les cartes d’identité (s’il y a lieu) et les systèmes.
• Photographie et autres renseignements personnels inclus dans un curriculum vitae ou une lettre de présentation, le cas échéant.

Les renseignements non personnels comprennent les renseignements qui ne vous identifient pas personnellement (c.-à-d. les renseignements agrégés) ou les renseignements qui ont été anonymisés (collectivement, « Renseignements non personnels »).

Veuillez noter que si vous ne fournissez pas de renseignements demandés, nous pourrions être en mesure dans certaines circonstances de nous conformer à nos obligations et nous vous informerons des répercussions de cette décision.

Renseignements que nous recueillons et détenons sur les personnes apparentées

En raison de la relation de certaines personnes avec vous, comme les membres de votre famille, nous pouvons recueillir et traiter des renseignements personnels sur ces personnes (« Personnes apparentées »). Nous recueillons des renseignements personnels sur des personnes apparentées en lien avec les contacts d’urgence et les avantages et services que nous offrons, ces renseignements peuvent inclure :

• Coordonnées. Nom, courriel, adresse postale, numéro de téléphone et coordonnées d’urgence.
• Renseignements d’identification. Photographie, numéro de sécurité sociale ou autre numéro d’identification émis par le gouvernement.
• Renseignements sur les avantages et les services. Renseignements nécessaires pour étendre les avantages et services qui peuvent être offerts à une personne liée en tant que membre de la famille ou personne apparentée de nos employés, y compris les renseignements liés aux assurances, les renseignements relatifs aux réclamations, les renseignements relatifs aux déboursements et d’autres caractéristiques protégées telles que la race, l’orientation sexuelle et les problèmes de santé.

Bien que nous recueillions souvent les renseignements décrits ci-dessus directement auprès de personnes apparentées, nous recueillons également ces renseignements auprès d’employés et d’entrepreneurs indépendants liés à ces personnes, ainsi que de nos administrateurs d’avantages sociaux. De plus, nous pouvons également recueillir ces renseignements par l’intermédiaire de fournisseurs de services et d’autres tiers qui les recueillent en notre nom, tels que les fournisseurs de communications.

Renseignements sur les catégories spéciales

Certaines des données que nous pouvons recueillir à la suite de vérifications d’emploi (y compris des vérifications d’antécédents), d’identification d’emploi et d’avantages sociaux et de services sont particulièrement sensibles (p. ex., données biométriques avec photo, données révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, la vie sexuelle, l’orientation sexuelle, la religion ou d’autres croyances, les données concernant la santé, les antécédents criminels ou l’appartenance syndicale).  Nous ne recueillons ces renseignements que lorsque vous les avez fournis ou y avez consenti. 

Ces données sensibles ne sont partagées que dans le but de fournir les services que vous demandez (par exemple, les prestations de santé) ou comme vous y avez consenti (par exemple, la photographie d'emploi) et ne seront pas partagées ou utilisées par nous à d'autres fins.

2.  COMMENT NOUS RECUEILLONS LES RENSEIGNEMENTS

Vous pouvez nous fournir des renseignements personnels de plusieurs façons, notamment :

• lorsque vous communiquez avec nous et que vous nous divulguez des renseignements personnels;
• lorsque vous postulez à un emploi chez nous ;
• au cours de la procédure d'entretien et
• pendant et après la période d'emploi chez nous.

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels de plusieurs façons, notamment en personne, par écrit, par téléphone, par courriel, en ligne par l’intermédiaire de plateformes de médias sociaux (p. ex., LinkedIn) ou de nos sites Web.

Nous recueillons généralement des renseignements personnels vous concernant directement auprès de vous. Cependant, il peut arriver que nous recueillions des renseignements personnels à votre sujet auprès d’autres sources (comme nos fournisseurs de services tiers) pour, entre autres, nous permettre de vérifier ou de mettre à jour les renseignements contenus dans nos dossiers.

3.  COMMENT NOUS UTILISONS LES RENSEIGNEMENTS

Nous utilisons les renseignements personnels pour gérer l’entreprise et gérer notre relation avec vous pendant le processus de recrutement, pendant que vous travaillez pour nous, lorsque votre emploi prend fin et après votre départ. Cela comprend l’utilisation des renseignements personnels pour vous conformer aux conditions de votre emploi et protéger vos droits. Nous pouvons également utiliser les renseignements personnels pour nous conformer à des obligations légales ou réglementaires (p. ex.., se conformant aux obligations en vertu des règlements applicables en matière d’emploi, de sécurité sociale et d’impôts).

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• l'administration des employés/du personnel et les fonctions opérationnelles (y compris l'administration des salaires et des avantages sociaux);
• faciliter les fonctions liées aux ressources humaines, telles que le recrutement, l'évolution de carrière, la formation, la gestion des talents, la gestion des performances, les évaluations et la gestion des mesures disciplinaires et des griefs;
• la gestion et la planification de l'entreprise, y compris l'administration interne;
• le traitement des réclamations des salariés liées au travail (par exemple, les réclamations relatives à l'assurance et à l'indemnisation des accidents du travail);
• la comptabilité et l'audit;
• effectuer des examens de rendement et déterminer les exigences de rendement;
• l'évaluation des qualifications pour un emploi ou une tâche particulière;
• établir des comptes relatifs à la gestion des dépenses et des déplacements professionnels;
• détecter et prévenir tout comportement inapproprié ou violation de nos politiques, y compris la sécurisation et la protection de nos systèmes, de nos ressources, de la propriété intellectuelle, et des renseignements confidentiels et actifs;
• recueillir des preuves en vue d’une mesure disciplinaire ou d’un congédiement;
• la protection contre les atteintes aux droits, à la propriété ou à la sécurité de nous-mêmes ou de nos affiliés, de nos employés, de nos sous-traitants, de nos clients ou du public, y compris, mais sans s'y limiter, l'introduction d'un litige ou la défense contre celui-ci;
• les services de gestion des soins de santé, y compris la gestion des prestations relatives à votre conjoint(e) ou aux personnes à votre charge;
• à des fins de contact en cas d'urgence;
• respecter les obligations en matière de santé et de sécurité et
• se conformer aux décisions de justice et à la législation applicable.

Nous pouvons utiliser les renseignements non personnels à des fins commerciales légitimes.

Dans le cadre de nos obligations de conformité continues, nous pouvons, en tant qu’employeur, surveiller les renseignements de l’entreprise, qui peuvent inclure les renseignements personnels de nos employés ou de nos entrepreneurs indépendants, et l’utilisation des données pour assurer une utilisation raisonnable et légale de nos systèmes informatiques; maintenir le contrôle des coûts, protéger les biens et les renseignements exclusifs; et s’assurer que les employés et les entrepreneurs remplissent leurs fonctions et se conforment aux politiques de l’entreprise.

• Nous nous réservons le droit, en tout temps, de surveiller et de préserver toutes les communications utilisant le réseau et les systèmes de l’entreprise, y compris l’accès et l’utilisation des données ou des renseignements.
• La surveillance peut inclure (i) des applications de sécurité informatique basées sur le matériel et les logiciels afin d'empêcher tout accès non autorisé ou toute activité liée aux systèmes de l'entreprise utilisés par l'appareil de l'employé et (ii) dans certains cas, une inspection de l'appareil de l'employé dans le cadre d'un audit ou d'une enquête interne.
• Les renseignements recueillis dans le cadre de l’utilisation d’appareils pour accéder à nos données ou à nos renseignements et les utiliser peuvent être consultés et examinés par les personnes suivantes, chacune selon le principe du besoin de savoir :
  • Les supérieurs hiérarchiques et la direction de l'employé;
  • Personne agissant au nom ou pour le compte de SmartStop;
  • Service des ressources humaines;
  • Service juridique et
  • Service informatique.

Comment nous utilisons les renseignements sur les personnes apparentées

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels que nous recueillons sur les personnes apparentées pour :

• Communiquer avec les personnes apparentées au sujet des avantages et services auxquels elles ont droit, des événements ou activités auxquels notre personnel invite les personnes apparentées, ou en cas d'urgence;
• Gérer les prestations et les services auxquels les personnes apparentées ont droit;
• Répondre aux demandes et aux requêtes que les personnes apparentées peuvent nous adresser;
• Mener des enquêtes internes, des audits, des activités de conformité, de gestion des risques, de résolution des problèmes et des opérations de sécurité;
• Remplir les obligations contractuelles à l'égard des personnes apparentées et d'autres tiers et
• Se conformer aux lois, règles, règlements, procédures judiciaires et enquêtes gouvernementales applicables, y compris en matière de déclaration fiscale et d'immigration.

4.  COMMENT NOUS DIVULGUONS LES RENSEIGNEMENTS

Sauf dans les cas prévus dans la présente politique de confidentialité, ou si la loi l’exige ou le permet, nous ne divulguons pas vos renseignements personnels sauf lorsque la loi l’exige, ou à nos employés, entrepreneurs, agents désignés ou fournisseurs de services tiers qui ont besoin de ces renseignements pour nous aider à administrer notre relation d’emploi avec vous. Les fournisseurs de services tiers comprennent, sans s’y limiter, les processeurs de paie et les fournisseurs d’administration des avantages sociaux. En aucun cas, nous ne vendrons ou ne louerons vos renseignements personnels qui ont été recueillis dans le cadre de votre emploi ou du processus de candidature avec nous pour une valeur monétaire.

Nous pouvons également divulguer vos renseignements personnels aux fins supplémentaires suivantes lorsque la loi applicable le permet ou l’exige :

• à des tiers pour nous aider dans les utilisations décrites dans la section Comment nous utilisons les renseignements ci-dessus;
• à d'autres sociétés affiliées aux fins énoncées dans la présente politique de protection de la vie privée et dans la mesure où cela est nécessaire pour remplir nos obligations à votre égard en tant qu'employé, entrepreneur indépendant ou candidat;
• à d’autres tiers lorsque nous avons l’obligation de divulguer vos renseignements personnels afin de nous conformer à toute obligation légale applicable, y compris un processus réglementaire, une assignation à comparaître, un mandat ou une demande exécutoire d’un organisme de réglementation, d’un gouvernement ou d’une autorité judiciaire;
• pour aider dans les situations d'urgence ou lorsque cela est nécessaire pour protéger la sécurité des personnes;
• pour recouvrer une dette que vous nous devez;
• en cas de fusion ou d'acquisition, de consolidation, de changement de contrôle, de transfert d'actifs, de faillite, de réorganisation ou de liquidation et
• pour se conformer à vos instructions ou à tout autre consentement que vous nous avez donné.

Voir Annexe I pour toutes les catégories de renseignements personnels que nous pouvons divulguer.

Nous divulguons des renseignements non personnels à des tiers dans la mesure raisonnablement nécessaire pour répondre à nos besoins commerciaux.

5.  COMMENT NOUS PROTÉGEONS LES RENSEIGNEMENTS

Nous mettons en œuvre et maintenons des mesures raisonnablement appropriées conçues pour assurer la sécurité et l’intégrité de vos renseignements personnels. Nous stockons les renseignements personnels que nous avons recueillis dans des environnements opérationnels sécurisés. Nous ne conserverons vos renseignements personnels que pendant la période raisonnablement nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que nous n’ayons une obligation légale de conservation.  Une fois que vous n’êtes plus un employé, un entrepreneur indépendant ou un demandeur de SmartStop, nous ne conserverons que le temps requis par les lois fédérales et étatiques applicables en matière de conservation des dossiers et détruirons ensuite vos renseignements personnels en toute sécurité. Nous pouvons conserver les renseignements non personnels aussi longtemps que nous en avons besoin.

Si vous soupçonnez une utilisation ou une divulgation non autorisée de vos renseignements personnels, veuillez communiquez avec nous au [email protected] dans les meilleurs délais.

6.  VOS DROITS

Vous disposez de certains droits en vertu de la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs, telle que modifiée de temps à autre, en lien avec vos renseignements personnels. Vous avez le droit de ne pas recevoir de traitement discriminatoire pour l’exercice de vos droits. Pour ce faire, vous pouvez soumettre le formulaire Web situé à la section 9.9 de ce site Web ( https://smartstopselfstorage.com/privacy-policy ) ou communiquer avec nous au [email protected], ou à l'adresse suivante :

Entreposage SmartStop Self Storage

10 Terrace Road

Ladera Ranch, Californie 92694

À l'attention de : Compliance Department (Privacy Policy)

(855) 924-1444

Accès à vos renseignements personnels

Vous avez le droit de demander que nous vous donnions accès aux renseignements personnels à votre sujet que nous recueillons directement auprès de vous, que nous utilisons et que nous divulguons.

Correction de vos renseignements personnels

Vous avez le droit de rectifier les renseignements personnels inexacts ou désuets en nous écrivant au [email protected] .

Suppression de vos renseignements personnels

Vous pouvez avoir le droit de nous demander de supprimer vos renseignements personnels, sous réserve de certaines exceptions. Une fois que nous aurons reçu et confirmé votre demande, nous supprimerons (et demanderons à nos partenaires commerciaux et fournisseurs de services de supprimer) vos renseignements personnels, à moins qu’une exception ne s’applique – par exemple, si nous sommes tenus par la loi fédérale ou étatique applicable de conserver ces renseignements pendant une certaine période avant leur suppression. Vous avez le droit de ne pas recevoir de traitement discriminatoire pour avoir exercé votre droit de suppression.

Refus de la vente ou du partage de renseignements personnels

Vous avez le droit de refuser la vente ou le partage de renseignements personnels.  Cependant, nous ne vendons ni ne partageons vos renseignements personnels.

Limitation de la divulgation de renseignements personnels sensibles

Vous pouvez avoir le droit de demander de limiter l’utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels sensibles à des fins secondaires précises.  Cependant, nous ne divulguons pas de renseignements personnels sensibles en dehors de ceux autorisés par les lois applicables.

Accès et retrait de la prise de décision automatisée

Vous pouvez avoir le droit d’accéder à la technologie et aux processus décisionnels automatisés impliquant vos renseignements personnels et de vous y refuser.  Cependant, nous n’utilisons pas de prise de décision automatisée en ce qui concerne vos renseignements personnels.

Pour soumettre une demande d’exercice des droits ci-dessus liés à vos renseignements personnels ou pour désigner un agent autorisé pour faire une demande d’accès à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous au [email protected].

Nos procédures de sécurité et nos obligations en vertu de la loi applicable signifient que nous pouvons demander une preuve d’identité avant de vous divulguer vos renseignements personnels.

7.  CONTACTEZ-NOUS

Si vous avez des questions, des préoccupations ou si vous souhaitez mettre à jour ou modifier vos renseignements personnels, vous pouvez toujours communiquer avec nous de la manière suivante :

8.  ANNEXE I

Pour en savoir plus sur les catégories de renseignements personnels que nous recueillons, comment nous les recueillons, pourquoi ils sont recueillis et avec qui nous partageons les renseignements, veuillez consulter le tableau ci-dessous.