Simplifier la gestion des stocks consiste à utiliser un logiciel automatisé, à créer des pratiques exemplaires pour les commandes, à comprendre le lien entre les actifs et les stocks, à intégrer les ventes ainsi qu’à aménager suffisamment d’espace pour les articles prioritaires.
Utilisez un logiciel de gestion des stocks
Environ 43 % des propriétaires de petites entreprises gèrent encore leurs stocks à la main. Cela ouvre la porte aux erreurs humaines et entraîne une perte de temps qui pourrait être consacré à des tâches plus importantes et à l’innovation. Si vous faites partie de ceux qui utilisent encore papier et crayon pour gérer vos stocks, envisagez d’adopter une solution logicielle.
Un logiciel permet de scanner rapidement les produits et de suivre leur cycle de vie, depuis l’étagère jusqu’à la vente. Même les options gratuites de base incluent des fonctions comme la lecture des codes UPC, la sauvegarde automatique des données, le suivi de rotation des stocks et une utilisation multi-utilisateurs ou multi-sites. Vous pourriez ainsi réduire jusqu’à 30 pour cent vos coûts associés aux stocks. Il existe également des applications pour iPhone et Android, avec des options gratuites ou à l’usage.
Établir des bonnes pratiques d’approvisionnement
Si vous ne vous occupez pas vous-même des commandes, veillez à mettre en place un processus rigoureux, bien documenté. Que la personne responsable soit un gestionnaire ou un employé, elle bénéficiera d’instructions détaillées qui éliminent les zones d’incertitude. Cela réduit considérablement le risque d’erreurs comme une surcommande ou l’oubli de réapprovisionner un article en faible quantité.
Affichez la liste de vos pratiques exemplaires dans un endroit accessible, et assurez-vous que la personne responsable dispose du logiciel de gestion des stocks utilisé. Appuyez vos pratiques sur l’expérience : devez-vous commander les mêmes quantités à chaque fois, ou adaptez-vous les volumes en fonction des stocks disponibles? Certains articles devraient-ils être commandés en quantité fixe, tandis que d’autres varient selon les besoins?
En suivant les tendances de vente et en adaptant vos promotions, surveillez de près les cycles d’inventaire pour affiner vos pratiques d’approvisionnement. Pour les articles périssables, appliquez la règle du premier entré, premier sorti (PEPS) : les produits reçus en premier doivent être les premiers à être vendus. Cette règle simple vous permettra d’éviter les pertes tout en orientant vos décisions de commande.
Prioriser vos actifs
Les actifs de votre entreprise incluent vos fournitures, mais aussi vos employés et vos avoirs financiers. En gérant vos actifs parallèlement à votre inventaire, vous maximisez leur efficacité et minimisez les pertes potentielles.
Imaginons qu’un produit se vende particulièrement bien à l’approche d’un congé férié ou en période estivale. Vous décidez d’en commander davantage. Mais avez-vous pensé à la hausse de fréquentation et à la main-d’œuvre supplémentaire requise pour gérer ce flux? Avez-vous suffisamment de fournitures essentielles pour suivre le rythme ?
Pour éviter les ruptures de stock ou les ralentissements d’opération, surveillez vos actifs physiques et assurez-vous de disposer de tout le nécessaire à la rotation prévue. Songez à acheter en vrac lors de promotions hors saison sur les fournitures non périssables et les actifs, et à trouver une solution d’entreposage commercial pour mettre de côté ce qui sera utile pendant les périodes d’achalandage.
Intégrer votre inventaire aux ventes
Si vous utilisez un logiciel de gestion des stocks, vous pouvez sans doute l’intégrer à votre système de point de vente (PDV), de manière à ce que les articles vendus soient automatiquement déduits des stocks. Sinon, il est généralement facile de retirer manuellement un article en quelques clics.
Plus vous passez de temps à enregistrer les ventes et les retours dans votre logiciel, plus vous accumulez des données précieuses pour affiner vos prévisions de ventes. Certains outils intègrent même des fonctions d’analytique prédictive ou des connecteurs vers d’autres plateformes. Si votre système n’offre pas ce type de fonctionnalité, ou si vous utilisez des tableurs, vous pouvez toujours importer vos données dans une solution d’analyse pour dégager des tendances concrètes.
Prévoir de l’espace pour l’inventaire
Rationaliser la gestion des stocks, c’est savoir faire le tri entre ce qu’il faut commander en plus grande quantité, en moindre quantité ou pas du tout. L’idéal est d’anticiper les besoins sur certains articles, tout en évitant de s’encombrer avec du stock qui ne bouge pas.
Si vous êtes détaillant, vous devez libérer de l’espace pour les articles qui se vendent actuellement ou qui sont appelés à se vendre bientôt. Les articles qui bougent moins peuvent être temporairement mis en entreposage, le temps qu’une tendance les relance ou qu’une promotion vous permette de les écouler. Grâce à l’entreposage, vous pouvez aussi vendre tranquillement en ligne sans encombrer votre surface de vente. Il est également judicieux de stocker les surplus d’articles populaires dans un espace facilement accessible.
C’est le même principe pour une entreprise de production : profitez des rabais sur les achats en gros pour les matières premières dont vous savez que vous aurez besoin, et entreposez-les dans un endroit sûr à faible coût. Acheter en vrac reste l’une des meilleures façons d’économiser sur les coûts d’inventaire.
Si vous gérez un bureau, entreposer le matériel hors site peut vous aider à désencombrer vos espaces, ce qui peut améliorer la productivité de vos employés.
Plus votre gestion des stocks est stratégique, plus vous avez de chances d’en retirer des revenus accrus, de meilleures marges et une satisfaction client rehaussée.
