Le guide complet de l'entreposage libre-service pour les entreprises

l'entreposage libre-service n'est pas seulement une question d'espace, c'est aussi une question de stratégie. Voici quelques-uns des avantages qui font de l'entreposage libre-service un investissement intelligent, capable de s'adapter aux exigences uniques de toute entreprise.

Espace supplémentaire pour l'inventaire, l'équipement et les documents

Qu'il s'agisse de stocks supplémentaires, de fournitures de bureau de réserve, d'outils de fabrication, de documents fiscaux ou de dossiers de clients, l'entreposage libre-service est un moyen efficace de libérer de l'espace au bureau, au magasin ou à la maison. En déplaçant les articles les moins utilisés hors du site, vous pouvez conserver un espace de travail dégagé tout en gardant l'essentiel facilement accessible.

Entreposage des présentoirs et du matériel promotionnel

Pour les entreprises qui ont des besoins occasionnels - par exemple, des présentoirs de stand ou de conférence, de la signalisation ou du matériel promotionnel comme des brochures et des dépliants - une unité d'entreposage est un endroit idéal pour entreposer des articles volumineux sans gaspiller de l'espace tout au long de l'année. Avant le début d'une nouvelle conférence ou d'une nouvelle campagne, il vous suffit de vous rendre dans votre unité d'entreposage pour prendre ce dont vous avez besoin.

Évolutivité pour la croissance de l'entreprise

La croissance des entreprises s'accompagne d'une augmentation de leurs besoins en matière d'entreposage. l'entreposage libre-service offre un moyen facile d'étendre (ou de réduire) les besoins en espace sans avoir à s'engager dans des bureaux ou des entrepôts plus grands. Avec des contrats de location mensuels et sans contrats à long terme, vous pouvez ajuster la taille de votre unité d'entreposage en toute transparence pendant les périodes de croissance rapide ou de fluctuation de la demande.

Sécurité de pointe

Lorsqu'il s'agit de stocks de valeur, d'équipements sensibles ou de documents confidentiels, la sécurité est une priorité absolue. Pour votre tranquillité d'esprit, de nombreuses installations d'entreposage libre-service offrent des caractéristiques de sécurité robustes, y compris des caméras de surveillance 24h/24 et 7j/7, un accès protégé et des serrures individuelles pour les unités. Certains disposent même d'unités sous alarme ou d'un personnel de sécurité sur place.

Accessibilité et commodité

Certaines installations d'entreposage offrent des options d'accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ou des heures d'ouverture prolongées, ce qui vous permet de prendre vos articles à votre propre rythme. Ceci est particulièrement utile si vous dirigez une entreprise qui exige de la flexibilité (comme une entreprise de restauration) ou si vous devez récupérer du matériel et des fournitures à des heures irrégulières.

Espace de bureau et services complémentaires

Certaines installations d'entreposage proposent des espaces de bureaux pour les entreprises qui ont besoin d'un espace de travail sans avoir à s'engager à louer un bureau. Ces espaces comprennent des équipements de bureau de base tels que l'électricité, des serrures et des fenêtres individuelles, et sont situés dans le même bâtiment que les unités d'entreposage, ce qui facilite l'entrée et la sortie de votre/vos unité(s).

Déduction fiscale

Tant que vous utilisez l'entreposage libre-service dans le cadre normal de votre activité (c'est-à-dire pour l'une des raisons énumérées ci-dessus) et non à des fins personnelles, le coût de votre unité est entièrement déductible de vos impôts*.

*Il s'agit de conseils généraux basés sur Publication 535 - Business Expense fournis par l'IRS. Veuillez consulter un fiscaliste si vous n'êtes pas sûr de pouvoir bénéficier d'une déduction ou si vous avez des questions.

Toutes les unités d'entreposage ne sont pas identiques. Pour choisir le bon, vous devez réfléchir aux types d'articles que vous envisagez de entreposer, ce qui peut vous guider dans vos décisions concernant des caractéristiques telles que le contrôle de la température et l'accès.

Si votre entreprise manipule des articles sensibles à la température tels que des appareils électroniques, des produits pharmaceutiques, des photographies, des meubles ou des documents d'archives, vous devrez louer une unité climatisée. Les unités climatisées régulent la température et les niveaux d'humidité, protégeant ainsi tout ce qui pourrait être endommagé par une chaleur, un froid ou une humidité extrêmes. C'est particulièrement important si votre entreprise se trouve dans une région où le climat fluctue.

Vous devez également tenir compte de l'accessibilité de l'unité. Si vous prévoyez d'accéder fréquemment à vos stocks ou à vos fournitures, recherchez des installations offrant des heures d'accès flexibles. Le choix d'un centre proche de votre bureau ou de votre domicile peut également réduire le temps de déplacement, en particulier si vous devez faire plusieurs allers-retours. Gardez à l'esprit qu'une fois que vous avez trouvé un centre, le choix de l'unité spécifique peut également faire la différence - les unités avec ascenseur ou les emplacements au rez-de-chaussée peuvent faciliter (et sécuriser) le chargement et le déchargement des articles par rapport à une unité située au troisième ou au quatrième étage.

En plus des unités d'entreposage, vous aurez peut-être besoin d'une place de stationnement. Les entreprises telles que les entreprises d'aménagement paysager et les services de livraison qui utilisent des voitures font souvent des économies en louant une place de stationnement dans une installation d'entreposage. Vous avez le choix entre des espaces couverts, des unités intérieures et de grands terrains extérieurs qui peuvent accueillir toutes sortes de véhicules, des petites camionnettes aux camions de travail surdimensionnés. Les espaces de stationnement bénéficient des principaux dispositifs de sécurité que vous obtiendriez en louant une unité, y compris une surveillance permanente et une entrée protégée.

Il est essentiel de maximiser l'efficacité de votre unité d'entreposage pour en tirer le meilleur parti. Voici quelques suggestions à l'intention des entreprises qui souhaitent tirer le meilleur parti de l'entreposage libre-service.

Augmenter la capacité d'entreposage avec des rayonnages industriels

L'une des meilleures façons de rendre l'espace fonctionnel est d'investir dans des rayonnages industriels, qui peuvent augmenter considérablement votre capacité d'entreposage en utilisant l'espace vertical. Disposez les rayonnages de manière à créer des chemins d'accès faciles et envisagez d'utiliser des rayonnages réglables pour vous adapter à l'évolution de vos stocks. Des rayonnages robustes permettent également d'organiser l'unité et d'éviter les risques d'empilement, ce qui rend la récupération plus rapide et plus sûre.

Organiser les articles par cycle de demande

L'efficacité de l'entreposage repose sur la facilité d'accès. Pour minimiser le temps passé à chercher les articles dont vous avez souvent besoin, concentrez-vous sur la disposition. Placez les articles les plus demandés à l'avant de l'unité, et les articles saisonniers ou peu utilisés à l'arrière. Effectuez une rotation de ces articles et réorganisez votre unité en fonction des saisons ou lorsque vous introduisez ou supprimez des gammes de produits.

Mettre en œuvre des outils de gestion des stocks

Il est facile de suivre l'inventaire d' une unité d'entreposage à l'aide de codes-barres, d'étiquettes ou d'une application de gestion d'inventaire. Utilisez des bacs étiquetés et des étiquettes à code couleur pour classer les articles par type et créer une liste d'inventaire numérique ou physique simple. Si votre entreprise compte plusieurs membres d'équipe, l'utilisation d'outils d'inventaire partagés permet à chacun de se tenir au courant des niveaux de stock et des emplacements. Rendez-vous régulièrement dans votre unité d'entreposage pour mettre à jour votre inventaire.

Utilisation d'un système FIFO pour les produits

Pour les entreprises qui stockent des produits avec des dates de péremption (par exemple, du maquillage et des produits de soin), veillez à respecter le système FIFO (First In, First Out). Cela signifie que les articles doivent être rangés de manière à ce que le stock le plus ancien soit utilisé avant le stock le plus récent. Nous vous recommandons d'étiqueter les étagères avec les dates de rotation pour rendre ce processus encore plus fluide.

Éclairage alimenté par batterie

Il convient donc d'investir dans des lampes de poche, des lanternes portables et des appareils d'éclairage à piles ou rechargeables, surtout si vous prévoyez de passer de longues périodes à organiser votre unité d'entreposage. Nous vous recommandons d'utiliser les piles Eneloop, qui sont rechargeables, ont une longue durée de vie et résistent à la chaleur et au froid.

L'installation d'une unité d'entreposage pour entreprises commence par un plan clair. Utilisez cette Liste de vérification de haut niveau pour vous assurer que vous ne manquez aucune étape ou détail important.

Identifier vos besoins en matière d'entreposage

• Déterminez les articles que vous entreposerez et leurs exigences (par exemple, contrôle du climat, contraintes d'espace, etc.)

Trouver un établissement près de chez vous

• Utilisez le localisateur d'entreposage pour trouver des installations dans votre région.
• Confirmer les heures d'accessibilité, les commodités et la disponibilité des logements et/ou des bureaux.

Choisir le bon type d'unité

• Pour les objets sensibles à la température et à l'humidité, choisissez un appareil équipé d'un système de climatisation.
• Renseignez-vous sur les places de stationnement extérieures couvertes et non couvertes, le cas échéant.

S'organiser pour être efficace

• Planifiez l'agencement avec des étagères industrielles, des bacs et des chemins d'accès dégagés.
• Installer des lumières alimentées par des piles eneloop.
• Créez un plan de rangement afin de pouvoir retrouver facilement l'emplacement de vos objets.
• Placez les articles fréquemment consultés à l'avant et les articles saisonniers ou peu demandés à l'arrière.

Mettre en place un système d'inventaire

• Créez une liste d'inventaire et étiquetez les articles par type ou par cycle de demande.
• Utilisez des codes-barres, des étiquettes à code couleur ou des applications de gestion des stocks pour faciliter le suivi.

Établir des stratégies de gestion des stocks

• Mettre en place une rotation FIFO (First In, First Out).
• Étiqueter les étagères avec des dates de péremption ou de rotation pour réduire les déchets.

Nettoyez et réorganisez régulièrement votre unité

• Organisez des sessions trimestrielles de nettoyage et de réorganisation pour évaluer ce que vous avez en stock.
• Améliorez ou réduisez la taille de votre unité en fonction de vos besoins.

Vous cherchez d'autres moyens de maximiser votre unité d'entreposage professionnelle? Rendez-vous sur le blog SmartStop.