11 conseils pour rendre les voyages d'affaires moins stressants

Avant toute chose, vérifiez la politique de votre entreprise en matière de voyages d'affaires afin de vous assurer que vous suivez toutes les lignes directrices et procédures approuvées, y compris l'endroit où vous pouvez réserver votre voyage et votre hébergement, ce qui doit être approuvé au préalable, les dépenses autorisées et tous les avantages - tels que l'accès aux salons VIP des aéroports - que vous pourriez utiliser pendant votre voyage et votre séjour.

Si vous partez en voyage international et que vous n'avez pas voyagé à l'étranger depuis longtemps, vérifiez votre passeport pour vous assurer qu'il n'expirera pas pendant votre voyage. Par sécurité, assurez-vous que votre passeport sera valable au moins un mois après la date de retour prévue. C'est également le bon moment pour faire une demande de Entrée globalequi peut réduire le temps d'attente dans les files d'attente de la douane et de la sécurité. Quelques-uns cartes de crédit (comme la Chase Sapphire Reserved et la Platinum Card d'American Express) couvrent en fait les frais de demande de Global Entry en tant qu'avantage.

Plus tôt vous choisirez votre lieu de séjour, mieux vous vous porterez. En réservant à l'avance, en particulier pour les séjours de longue durée, vous pourrez bénéficier de réductions et d'avantages spéciaux et vous aider à déterminer ce que vous devez emporter et ce qui sera mis à votre disposition à votre destination. N'oubliez pas de vérifier toutes les options qui s'offrent à vous, y compris les appartements d'entreprise, les motels pour séjours prolongés et les locations à court terme pour les voyages plus longs.

Si vous voyagez souvent à court terme, préparez un bagage à main contenant l'essentiel, afin d'être prêt à partir. Incluez vos articles de toilette préférés et vos gadgets de voyage (consultez notre liste d'articles de toilette et de gadgets de voyage). meilleurs accessoires de voyage pour vous inspirer), ainsi que des articles de base, tels que des sous-vêtements et des chaussettes. Lorsque le mot d'ordre est donné, vous pouvez ajouter quelques éléments de votre garde-robe et vos documents et vous mettre en route.

Dans la mesure du possible, essayez de réserver des vols sans escale afin de réduire les temps d'attente ou, pire encore, de ne pas manquer les correspondances. L'éventuelle dépense supplémentaire sera récompensée par un vol moins stressant et moins d'inquiétudes quant à la perte des bagages. De plus, si tout se passe bien, vous pourrez peut-être même faire une sieste.

Vous pouvez utiliser Google Flights pour vous aider à filtrer les vols non directs, mais en allant sur la page Wikipédia de votre aéroport de départ le plus proche et en faisant défiler la page jusqu'à la section "Compagnies aériennes et destinations", vous verrez toutes les villes avec des vols directs, classées par compagnie aérienne. Par exemple, sur la page Aéroport John Wayne à Santa Ana, en Californie, Delta Airlines propose des vols directs vers Atlanta, Detroit, Minneapolis/St. Paul, Salt Lake City et Seattle/Tacoma.

Un peu de recherche peut vous aider à savoir à quoi vous attendre dans votre ville de destination, qu'il s'agisse du temps qu'il fait ou de l'endroit où l'on trouve les meilleures côtes en ville. Lisez les blogs de voyage, les sites d'évaluation et le site web de la chambre de commerce locale pour obtenir des informations de première main sur les endroits où séjourner, faire du shopping et sortir pendant votre temps libre. Ne manquez pas les guides ultimes sur notre blog pour en savoir plus - les quartiers prisés, restaurants, sites à voir et choses à faire pendant votre séjour.

Imprimez des copies papier de vos billets d'avion, de vos réservations d'hôtel, de votre assurance et de tout autre document important et conservez-les dans un sac facilement accessible. De même, une copie papier de votre itinéraire et/ou du programme de la conférence vous permettra de ne manquer aucune réunion importante. Procurez-vous un organisateur de documents de voyage qui est suffisamment petit pour être rangé dans un sac plus grand et qui est facile à transporter.

Si vous vous absentez de chez vous pendant plus de quelques jours, prenez des mesures pour assurer la sécurité de votre domicile en votre absence. Arrêtez les livraisons de courrier et de journaux, ainsi que les services d'abonnement qui pourraient être livrés en votre absence. Demandez à un ami de passer régulièrement pour arroser les plantes et vérifier que tout va bien. Vous pouvez envisager de déménager les objets de valeur à l'adresse suivante entreposage temporaire pour qu'ils soient à l'abri du danger.

N'oubliez pas de débrancher les appareils, de fermer et de verrouiller les fenêtres, de nettoyer le réfrigérateur et de sortir les poubelles avant de partir. Si vous avez des lampes intelligentes, pensez à les mettre sur minuterie pour donner l'impression qu'il y a quelqu'un à la maison.

Si votre contrat de location le permet, envisagez de sous-louer votre appartement - ou de le mettre en vente sur Airbnb - afin de réduire vos dépenses courantes pendant votre absence. Le fait que quelqu'un vive dans votre maison en fera une cible moins probable pour les voleurs et garantira la présence d'une personne sur les lieux pour faire face aux urgences quotidiennes. Consultez notre guide pour créer une entreprise Airbnb pour obtenir des conseils utiles sur la préparation de votre logement avant de le louer à quelqu'un d'autre. Vous pouvez également essayer une plateforme ou un réseau d'échange de maisons comme Kindred et HomeExchange qui vous permet d'échanger des espaces de vie avec des travailleurs à distance, nomades numériqueset d'autres professionnels.

Ne comptez pas sur la nourriture des compagnies aériennes pour vous permettre de voyager. Mettez vos en-cas préférés dans votre bagage à main et gardez-les à portée de main pour tenir le coup en cas de retard ou de long vol. En parlant de conseils de voyage sains, n'oubliez pas de vous lever et de vous dégourdir les jambes pendant les longs vols afin de maintenir votre circulation sanguine.

Il est essentiel de garder une trace de vos dépenses, surtout si vous devez les soumettre pour remboursement. Prendre des photos de vos reçus ou demander des reçus numériques est un moyen de vous assurer que vous disposez de tous les documents dont vous avez besoin lorsque vous êtes prêt à soumettre vos dépenses.

Les voyages d'affaires ne doivent pas être une source de stress. Un peu de planification et de recherche peuvent vous faciliter la vie avant, pendant et après votre séjour. Pour vous faciliter encore plus la tâche, téléchargez notre Liste de vérification avant voyage pour vous aider à vous organiser et à vous assurer que vous ne manquez rien d'important.